事務所での仕事 ~総務~

 

こんにちは!

三重県四日市市にある 株式会社楓和工業 です。




総務課の更新です。

今回は事務所での仕事内容に触れていきたいと思います。


1. 掃除

出勤したらまずは掃除からスタートです!

床掃除、雑巾がけ、トイレ掃除、水回り、など。鉄粉等があるので、毎日こまめに掃除をしないと、すぐザラザラしてしまいます。


2. 日報確認

毎日現場から作業日報が届くので、出勤簿の確認をします。エクセルで行うのですが、工場で作業内容が多いと、〇〇さん1時間足りません、といった日報を見かけることも。その都度、担当者に確認!


3. 納品書、請求書、費用精算の確認

各現場での納品書をまとめます。現場担当者の提出が滞ると、翌月の請求書の確認も遅くなります。納品も工事内容によっては細かくて数量が多いものもあるので、溜めないように都度入力、確認します。


4. 資格試験

更新手続きや新規受験の申請のサポートを行います。

溶接の試験は毎年更新があるので、忘れないように管理しています。いろんな資格や協会があるので、ややこしくなることも多々・・・。


5. 車両関係

会社の保有する車の車検、スタッドレスタイヤの交換など、手配をします。


6. 郵便物

営業DMだけの日もあれば、資格更新の案内や実習生関連の書類、元請からの注文書や請求書、さまざまな郵便物が届きます。お中元やお歳暮の時期には発送準備を行い、届いた際には礼状を作成します。年賀状の作成も同様です。


7. SNSの更新

弊社では、毎週火曜日に総務と工事課で順番にブログを作成しています。ブログ更新はもちろん、Twitterの更新も行います。想像以上にあらゆる企業アカウントがあって驚きました。


8. 注文書、納品書、請求書の発行

注文書、納品書、請求書を受け取ることもありますが、こちらから発行することもあります。特に請求書に関しては、発行しない月がありません。各現場担当者に確認し、発行可否と、長期の現場に関しては、出来高請求となるため、都度確認をしています。



9. 技能実習生関連

技能実習生を雇用しているため、実習日誌の確認を行います。一時帰国する際や、在留資格更新の際は各種証明書が必要になるため、手配を行い、監理団体とやりとりをします。2020年になった頃はコロナの影響で帰国ができず、特例が出たりして、なかなかややこしい感じではありました。今回も飛行機が飛ばず、バタバタしております・・・。


10. 特定技能外国人関連

技能実習で条件を満たした場合、特定技能外国人として就労することができるため、その手続きも行っています。準備する書類が膨大にあるため、ひとつひとつ確かめながら、確実に書類を完成させていきます。突然様式が更新されたり、曖昧な表現があったりするので、都度確認しながら作成しています。


11. 安全書類の作成

各現場に入場する際に、作業員一覧や再下請通知書を提出します。

担当者にメンバーや現場情報を教えてもらい、作成します。自社だけの場合はそんなに時間がかかりませんが、下請けに依頼する場合は、注文書~安全書類の作成まで少し時間がかかります。



12.建設業退職金請求

現場で働いた日数に応じて、共済証紙という切手のような証紙を労働者に交付し、建設業を辞める時に退職金を請求できる、というものです。全国で使用できるので、会社を辞めた場合でも、継続して使用できるものになっています。

毎月、出勤日報を確認し、個々へ交付しています。



他にもたくさんありますが、毎日上記の内容を進行するのではありません。

日報チェックのように、毎日することもあれば、依頼があった場合や時期が来た場合など、都度行うこともあります。

社員との連絡は、その場にいれば直接聞きますし、いなければ、電話やメール、LINE WORKSで問い合わせをします。(個人LINEは使いません☆)

会社で行うBBQの出張依頼や健康診断の予約、事務所の消耗品の発注も総務で行っています☆



株式会社楓和工業では、現在、事務員を募集しています。上記内容を1人に全部任せることはありませんので、ご安心ください。

例えばですが、安全書類は今も一緒に作成しています。請求書等の発行も、不備があっていけないので、何事もダブルチェックをしています。


※産休・育休の代替要員のため、雇用期間の定めがあります。ハローワークから求人情報がご覧いただけます。応募は直接でもハローワーク経由でも、どちらでも結構です。よろしくお願いします!


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【 配管工/据付工/溶接工/機械据付及びメンテナンス 】も引き続き募集しています!!