こんにちは！四日市市にある楓和工業、総務課のKです。
まだまだ暑い日が続きますね！少し涼しくなりましたが、気を抜かず残暑を乗り切ります！
今回は、総務の仕事の一つである「出張時の宿泊先手配」についてご紹介します。
楓和工業では一年を通して、日帰りで行く現場と、出張になる現場があります。
「出張」といっても、すべてが長期間というわけではありません。数日間の現場もあれば、数カ月に及ぶ現場もあります。
ちなみに、直近の出張先は長野県。1泊の出張でした。
出張先の宿泊先は？
出張時の宿泊先として利用しているのは、主に次の3つです。今年度は、すべて利用しています。
- ホテル
- ウィークリー・マンスリー
- レオパレス21
ホテル
一番多く利用するのがホテルです。
旅行サイトやホテルへの電話、宿泊先の公式サイトなどから予約をします。
現場作業が2～3人で、短期の出張であれば比較的宿を確保しやすいのですが、多人数で長期間となると、なかなか難しいことがあります。
実際に、
「非喫煙者なのに喫煙室になってしまった（本当に申し訳ない……）」
「現場からかなり遠い」
「あまりきれいではなかった」
など、後日、社員から感想を聞くこともあります。
宿泊先を探す際には、現場からの距離、喫煙・禁煙、駐車場や洗濯設備の有無、近くにコンビニなどがあるか、そして宿泊料金など、さまざまな条件を確認します。出張先によっては、いつも同じホテルを利用することもあります。
ところが、久しぶりに予約しようとすると、ホテルが廃業していたり、料金が大幅に上がっていたり……。いざ予約をしようとして、驚くこともあります。
また、夏の出張では、花火大会やお祭りにも注意が必要です。
イベントが開催される日は宿泊先がほとんどなくなり、料金も通常の倍以上になることがあります。
以前、現場近くのホテルを早めに確保していたのですが、当日はお祭りのため、周辺道路が22時まで通行止めになっていたこともありました。ホテル自体は早めに予約していたため、料金が高くなることはありませんでしたが、変更しようとしても近くに空いている宿泊先がなく、空いているところはかなり高額……という状況でした。
宿泊先を「確保する」だけではなく、周辺の状況まで確認する必要があることを実感した出来事でした。
ウィークリー・マンスリー、レオパレス21
1週間以上など、長期の出張になると、ウィークリー・マンスリーやレオパレス21が候補に上がってきます。ホテルの予約とは違い、延長や短縮の際にはその都度契約が必要になるため、総務としても契約状況をしっかり把握しておくことが大切です。
「家具・家電はあるのか？」
「布団は用意されているのか？」
「駐車場はあるのか？」
など、確認することはたくさんあります。単純に部屋（居住先）を探して終わり、というわけではありません。
ウィークリー・マンスリー
これまであまり手配する機会がなかったのですが、今年の5月に利用しました。
ホテルライクな部屋で、イメージとしては「ホテル＋家具家電付きレオパレス」という感じの宿泊先でした。
物件によって違いはありますが、今回手配したところは消耗品なども一通りそろっていて、快適だったそうです。下記の写真がそのウィークリーです。実際に宿泊した社員に送ってもらいました。お風呂が広いのはとても快適に過ごせそうです。
また、ウィークリーホテルについては、定期的に工事に行く場所だったため、9月の工事でも契約しました。工事期間が連休と重なっていて、周辺のホテルがほとんど空いていなかったため、事前に確保できて助かりました。
ウィークリー・マンスリーは、地域によって物件の有無も、料金もかなり違います。
レオパレス21
そして、もう一つ長期出張の際に利用しているのがレオパレス21です。
実際に出張が始まる（宿泊が始まる）1カ月前になると、見積もりや契約が可能になります。できれば早くから契約を進めたいところですが、すでに契約している人が延長することもあるため、早い段階で確定させるのはなかなか難しいそうです。
レオパレス21は何年も前から利用していますが、システム変更などもあり、私が入社したころとは随分変わりました。以前は書類を郵送してやり取りしていたものが電子化され、チケット制だったものもなくなりました。
鍵の受け渡しも、以前は当日に契約したアパート付近の営業所へ受け取りに行っていましたが、現在はスマートフォンで設定して使用できる「スマートキー」に変わりました。
時代とともに、出張時の宿泊手配も便利になっています。
レオパレス21には、1人で入居することもあれば、実習生の場合は同居人申請をして、2人で入居することもあります。
出張先から写真が送られてくることもあるのですが、みんなでご飯を食べたり、誕生日のお祝いをしたり……とても楽しそうです。
宿泊先が分かれてしまうことも
どの宿泊先を利用する場合でも、人数が多いと宿泊先が分かれてしまうことがあります。そうなると、運転のできない実習生だけを別の宿泊先にするわけにはいかないため、人員をうまく調整する必要があります。
できるだけ1カ所にまとめたいところですが、現在行っている工事では、レオパレスの宿泊先が2カ所になりました。ただ、2カ所とはいっても徒歩数分の距離。迎えに行く必要もなく、すぐに集まって現場へ出発できるので、今回は大きな問題にはなりませんでした。
出張先によって変わる「気候」
どの季節でもそうですが、地域が変わると気候も変わります。
三重県では5月でもかなり暑いのに、長野県では朝晩に寒さを感じることもあります。そのため、出張に行く社員には、現地の気候に合わせた服装や持ち物にも気を付けてもらう必要があります。
冬になると、現場へ向かう車のスタッドレスタイヤへの履き替えも忘れてはいけません。
宿泊先手配というと、「ホテルを予約する仕事」というイメージがあるかもしれませんが、実際には、人数や出張期間、現場までの距離、設備、料金、周辺環境、さらには季節や地域の気候まで、さまざまなことを考えながら宿泊先を探しています。
社員が出張先でもできるだけ快適に過ごし、安心して仕事ができるように。これからも総務として、現場で働く社員を支えていきたいと思います。
